Voor een medisch dossier geldt in het algemeen een bewaartermijn van minimaal twintig jaar vanaf de laatste wijziging. Soms is langer bewaren nodig of geldt een bijzondere regeling. Een verzoek van een patiënt om gegevens te vernietigen moet afzonderlijk worden beoordeeld en is iets anders dan het verlopen van de bewaartermijn.
Wanneer begint de termijn van twintig jaar?
De Rijksoverheid noemt de laatste wijziging in het dossier als startpunt van de algemene termijn. Je rekent dus niet vanzelf vanaf de eerste afspraak, de datum van een diagnose of het moment waarop iemand verhuist. De dossierhistorie is bepalend voor het vaststellen van de juiste uitgangsdatum.
Dat onderscheid is praktisch belangrijk bij opschonen of systeemmigratie. Een oud ogend dossier kan recent zijn bijgewerkt. Andersom zegt de datum waarop een document is geïmporteerd niet zonder meer wanneer de relevante zorginhoudelijke wijziging plaatsvond. Laat de verantwoordelijke voor dossierbeheer bepalen welke gegevens hiervoor worden gebruikt en hoe de beslissing wordt vastgelegd.
Waarom niet alles na twintig jaar verwijderen?
Twintig jaar is geen opdracht om ieder dossier op die dag automatisch te wissen. Langer bewaren kan nodig zijn voor goede zorg, bijvoorbeeld wanneer informatie bij een terugkerende aandoening relevant blijft. Er kunnen ook andere belangen of specifieke wettelijke regels gelden. De Rijksoverheid noemt onder meer bijzondere archiefregels voor bepaalde documenten in academische ziekenhuizen.
Maak daarom onderscheid tussen de algemene regel en de dossiers waarop een uitzondering van toepassing kan zijn. Dat vraagt om een bewaarbeleid met verantwoordelijke functies. Laat een individuele medewerker niet op basis van alleen de ouderdom beslissen welke complete dossiers mogen verdwijnen.
Een overzicht voor een migratie kan bijvoorbeeld kolommen bevatten voor dossiercategorie, geldende termijn, startmoment, mogelijke uitzondering en verantwoordelijke beoordelaar. Dit is een organisatorisch hulpmiddel, geen vervanging van de wettelijke beoordeling. Het helpt vooral om zichtbaar te maken waar nog geen onderbouwde beslissing is genomen.
Een patiënt vraagt om vernietiging
Een vernietigingsverzoek volgt een eigen procedure. Volgens de Rijksoverheid kan een patiënt om vernietiging vragen, maar bestaan er uitzonderingen. Denk aan een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te bewaren of een aanmerkelijk belang van een ander. Wijs het verzoek dus niet alleen af met de mededeling dat er twintig jaar bewaarplicht is.
Verhelder eerst wat de patiënt bedoelt. Gaat het om een feitelijke fout, een eigen verklaring toevoegen, een beperkte passage of het gehele dossier? Een correctieverzoek is geen vernietigingsverzoek. Bespreek de vraag zonder de patiënt te sturen naar een keuze die de administratie gemakkelijker vindt.
Controleer de identiteit volgens de organisatieprocedure en stuur het verzoek naar de bevoegde behandelaar of dossierbeheerder. Spreek af wie reageert en bewaak de toepasselijke termijn. Geef geen ongecontroleerde toezegging dat alle kopieën direct verdwijnen; technische uitvoering en wettelijke uitzonderingen moeten zorgvuldig worden beoordeeld.
Bewaren is ook beveiligen
Een dossier bewaren betekent niet dat iedereen het mag openen. De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft de bescherming van gezondheidsgegevens en de rechten op inzage, correctie, aanvulling en vernietiging. Zorgorganisaties moeten de toegang passend regelen en controleren. Het uitgangspunt dat gegevens niet onnodig lang worden bewaard, blijft naast specifieke bewaarplichten relevant.
Bij een overstap naar een ander systeem zijn daarom verschillende vragen nodig. Blijven documenten leesbaar? Kun je de herkomst herkennen? Zijn bevoegdheden opnieuw ingericht? Is afgesproken wat met exports en tijdelijke bestanden gebeurt? Een geslaagde technische import beantwoordt deze vragen nog niet.
Verwar een zorgdossier ook niet met iedere andere administratie binnen de organisatie. Facturen, personeelsdossiers en kwaliteitsregistraties kunnen andere regels hebben. Breng eerst het doel en het soort bestand in kaart. Raadpleeg bij gemengde bestanden de privacyfunctionaris of juridisch adviseur.
Voor professioneel handelen sluit dit aan bij de beroepscode van verpleegkundigen en het bredere kwaliteitsbeleid onder de Wkkgz. Maak de procedure vindbaar voor het team: een baliemedewerker moet weten waar een verzoek thuishoort, ook zonder de juridische beoordeling zelf te doen. Meer uitleg staat in de categorie praktijk.
Veelgestelde vragen
Begint de bewaartermijn bij de eerste behandeling?
Nee. Voor de algemene WGBO-termijn is de laatste wijziging in het dossier het uitgangspunt. Controleer daarnaast of bijzondere regels van toepassing zijn.
Moet een dossier na twintig jaar weg?
Niet automatisch. Er kunnen redenen zijn om langer te bewaren. Laat het toepasselijke bewaarbeleid en eventuele uitzonderingen beoordelen.
Mag een patiënt eerder om vernietiging vragen?
Ja. Het verzoek moet inhoudelijk worden beoordeeld. Een wettelijke uitzondering kan vernietiging verhinderen, maar de algemene termijn is geen standaardreden voor afwijzing.