Op 21 oktober ging het medicatiesysteem Medimo, dat veel verpleeghuizen gebruiken, uit voorzorg offline vanwege een lek in PHP-software. Verzorgenden en verpleegkundigen konden de app de rest van de dag niet gebruiken. Ze vielen terug op digitale back-uplijsten die actueel waren, en voor zover bekend hebben bewoners geen nadeel ondervonden. Dat meldde Skipr op basis van NRC. Eind van de middag was Medimo weer online. Het liep goed af, maar het bericht bevat ook een waarschuwing. Hoe langer zo een storing duurt, hoe minder de back-up klopt.
Waarom de back-up met de tijd onbetrouwbaar wordt
Artsen die medicatie aanpassen, doen dat in Medimo. Zolang het systeem plat ligt, komen nieuwe voorschriften, stopzettingen en dosiswijzigingen niet op de back-uplijst terecht. Een lijst die om acht uur ’s ochtends klopte, kan om acht uur ’s avonds achterlopen op een antibioticakuur die is gestart of een bloedverdunner die is gestopt. Volgens het bericht zou de situatie pas gevaarlijk worden als het systeem langer offline was gebleven.
Dat is precies waarom de Veilige principes in de medicatieketen zoveel nadruk leggen op een actuele toedienlijst. Het document, opgesteld door onder meer ActiZ, Verenso, V&VN, KNMP en Zorgthuisnl, noemt twee functies van de toedienlijst. Ze stuurt, je weet welke medicatie je aan wie geeft, wanneer en hoe. En ze verantwoordt, je tekent af wat je hebt gegeven. Zonder actuele toedienlijst kan een zorgmedewerker volgens de principes feitelijk niet werken.
Zo werk je met de back-up als het systeem uitvalt
Elke organisatie hoort een eigen storingsprocedure te hebben. De stappen hieronder volgen uit de Veilige principes en uit wat bij deze storing gebeurde, en helpen je om die procedure in de praktijk toe te passen.
- Pak de back-uplijst en kijk op welk moment hij is gemaakt. Dat tijdstip bepaalt welke wijzigingen er mogelijk nog niet op staan.
- Vraag na of er sinds dat moment iets is veranderd. Bel bij twijfel de arts of de dienstdoende specialist ouderengeneeskunde, en bij een wijziging buiten kantoortijd de dienstapotheek. Leg een telefonische wijziging direct schriftelijk vast met de naam van de voorschrijver en het tijdstip.
- Controleer bij elke toediening de medicatie tegen de lijst, net als normaal. Medicatie in een geïndividualiseerde distributievorm controleer je op de rol, losse risicovolle medicatie dubbel.
- Regel de dubbele controle anders als de app daarvoor nodig was. De principes noemen als mogelijkheden een collega in de buurt, een collega via een foto met de mobiele telefoon, of een telefonische achterwacht.
- Teken af op papier. Elke toediening moet achteraf te herleiden zijn, ook als het systeem dat niet registreert. Noteer wat je gaf, hoe laat en met je paraaf.
- Zet de papieren registratie na de storing in het systeem, of laat haar scannen. Volgens de principes mogen papieren toedienlijsten worden gescand om te bewaren.
- Meld afwijkingen. Is er medicatie niet of verkeerd gegeven doordat de back-up niet klopte, dan is dat een incident dat je volgens de afspraken van je organisatie meldt.
Wie waarvoor verantwoordelijk is
Bij een storing ligt de druk op de werkvloer, maar de verantwoordelijkheid niet alleen. De Veilige principes leggen bij de bestuurder van de zorgorganisatie de taak om te zorgen dat zorgmedewerkers veilig kunnen werken met een actuele toedienlijst. Dat betekent dat er een uitvalprocedure moet zijn, dat back-uplijsten regelmatig worden bijgewerkt en dat iedereen weet waar ze te vinden zijn. Als dat niet geregeld is, ligt het probleem bij de organisatie.
Jouw eigen verantwoordelijkheid blijft wel het controleren voor je toedient. Twijfel je of de lijst nog klopt, dan geef je niet op goed geluk. Overleg dan eerst met de arts of de dienstapotheek, en leg vast wat er is afgesproken, ook als dat betekent dat een toediening later plaatsvindt. Wat de wet verder vraagt bij het toedienen, staat in ons stuk over wet- en regelgeving rond medicatie toedienen.
Een storing raakt meer dan alleen medicatie. Hoe je op een afdeling handelt als het elektronisch dossier of de telefonie wegvalt, beschreven we in het stuk over een storing die ziekenhuissystemen platlegt. Het verschil met medicatie is dat daar de tijd het grootste risico is. Bij een korte storing is de back-up een veilige brug. Bij een lange wordt ze een lijst die je zelf actueel moet houden.